Oké, je gaat iets uitbesteden. Dat doe je óf omdat je er geen tijd voor hebt, óf omdat je de expertise niet hebt die wél nodig is voor het succesvol volbrengen van de opdracht. Je wilt niet teveel risico lopen; niet teveel investeren zonder vooraf te weten wat eruit komt, maar wel meteen verbluft worden door professionaliteit. En als je de briefing bij meerdere bureaus uitzet omdat je wilt vergelijken, dan wil je de bureaus ook echt kúnnen vergelijken. Werk aan de winkel; er moet een goede briefing komen!
Een briefing opstellen voor jouw website of marketingwerk. Hoe belangrijk is dat? En hoe schrijf je een goede briefing? Geen zorgen, de antwoorden zijn nabij.
Een goede briefing schrijf je overigens nooit in één keer goed. Je scherpt ‘m aan door er met bureaus over te praten. Mijn advies: doe het goed en zorgvuldig maar besteed er niet té veel tijd aan.
Schrijf je briefing goed en zorgvuldig maar besteed er niet té veel tijd aan.
Dienstverlening is per definitie heterogeen en antwoorden op een briefing zullen per definitie heel verschillend van elkaar zijn óf ze bevatten geen inhoud maar alleen informatie over een proces.
Wij zien het zo: de briefing is niets meer dan een aanleiding voor een gesprek.
En vanuit ons als bureau-mensen gezien: de ontvangen briefing is een eerste manier om te toetsen of potentiële klant en bureau bij elkaar passen.
Er is geen vast format voor een briefing, maar met het beantwoorden van de volgende vragen kom je zeker tot een goede briefing. Hou ‘t kort en bondig. Een goede briefing past op één of maximaal een paar A4’tjes.
Kort door de bocht bevat een opdracht in jouw hoofd meestal het volgende:
- Wat wil ik doen
- Hoe en wat ga ik eraan verdienen
- Dat mag ongeveer X kosten
De briefing is bedoeld om het deel dat je uit wilt besteden zo goed mogelijk uit te leggen aan de partij(en) aan wie je vraagt je hierbij te helpen.
Neem in een goede briefing op:
- Doelstelling: definieer een stip op de horizon. Waar wil je over twee jaar staan?
- Afbakening eerste stap: waarmee wil je beginnen, hoe ziet een eerste project(je) eruit om aan elkaar te proeven?
- Budget: ikzelf ben er fan van budget te noemen als opdrachtgever. Ik deel mijn budget en geef aan dat ik geadviseerd wil worden over slimme inzet van dit budget. Transparantie is essentieel om een goed gesprek te kunnen voeren over wederzijdse verwachting van resultaten en samenwerking. Opdrachtnemer kan vervolgens aangeven of een project bij het bureau past én of de verwachtingen bij het budget reëel zijn.
- Tijdspad: wanneer wil je jouw eerste versie online hebben?
Optioneel kan je daaraan toevoegen:
- Wat is er al? Schets van jouw huidige ervaring en platform(s).
- Samenwerking: beschrijf de gewenste samenwerking. Wat is jouw eigen rol en welke rol(len) verwacht je van het bureau?
- Betrokkenen: wie zijn erbij betrokken en hoe ziet jouw besluitproces eruit?
Een inhoudelijke offerte ontvangen naar aanleiding van een briefing is niet realistisch. Hoogstens kan je alvast een inschatting krijgen. Na het schrijven van een briefing kan je bureaus aanschrijven.
Een format voor jouw briefing kan zijn:
|
Beschrijving en doelstelling van het project (Eén of twee zinnen die het pijnpunt van consument of klant beschrijven en de beoogde oplossing.) |
|
| Welk probleem moet opgelost worden? | |
| Voor welke doelgroep(en) lossen we dit probleem op? | Primaire doelgroep Secundaire doelgroep |
| Zijn er specifieke inzichten in de doelgroep? | |
| Welke feiten en emotionele redenen maken dat deze doelgroep koopt of converteert? | Wat zijn hun pijnpunten? |
| Wat zijn de speerpunten die gecommuniceerd moeten worden met de potentiële koper? Wat maakt dat die kopers on geloven? | 1. 2. 3. |
| Welke kanalen en tactieken worden gebruikt om deze boodschap te communiceren en delen? | Lijst met kanalen, maak je al actief gebruik uit van sociale media bijvoorbeeld? |
| Welke actie wil je dat de doelgroep onderneemt na het zien van wat we maken? | |
| Wat zien de doelstellingen van het project? Hoe meet je ‘t succes van dit project? | Primair doel: Secondair doel: |
| Is er een huisstijl waarmee we rekening moeten houden? Is er verplichte informatie die vermeld moet worden? | Logo, huisstijl, woorden die niet en wel gebruikt mogen worden. |
| Wat is het tijdspad? Wanneer wil je wat lanceren? | Is er een harde deadline? Specifiek evenement waarmee rekening te houden? |
Heb je je briefing geschreven? Lees snel verder voor het selecteren en kiezen van bureaus!
Q: Start een samenwerking áltijd met een briefing?
A: Eerlijk gezegd, nee. Het is een formaliteit. Echter; als je nadrukkelijk de wens hebt meerdere bureaus te vergelijken is een briefing een handig startpunt. Als je niet met een briefing start en wel bij een bureau aan tafel komt – bijvoorbeeld via-via – dan stel je doorgaans samen met het bureau de briefing op.
