Een bureau kiezen is moeilijk. 10 criteria voor het selecteren van jouw bureau!

Het Ministerie van Economische Zaken heeft mij geleerd: niets is voor een MKB’er zo moeilijk als het selecteren van geschikte bureaus om mee te werken.
Een succesvolle website is geen project maar een doorlopend traject. Daarop bestaan geen uitzonderingen. Welk deel besteed je uit en welk deel doe je zelf? Doe je al het doorlopende werk zelf, dan kun je op projectbasis onderdelen uitbesteden.
Hier 10 criteria voor het selecteren van een bureau! Uitgangspunt is een digitaal bureau (voor bijvoorbeeld website en online marketing):

1. Is het bureau open over kostenstructuur? Werken ze in projecten? Is er een maandelijkse fee? Vraag naar een offerte voor enerzijds een eerste stap, maar anderzijds ook naar wat begroot moet worden voor een langere termijn, bijvoorbeeld de eerste twee jaar. Een succesvolle website is immers geen project maar een doorlopend traject.
2. Hoe gaat het bureau om met jouw eventuele vertrek als klant? Switchen van een bureau is altijd gedoe. Alleen al omdat wennen aan een nieuw bureau inspanning van beide partijen vergt: een bureau moet zich goed inlezen in jouw huidige oplossing om er goed op voort te kunnen borduren. Belangrijke vragen zijn: mag je alles meenemen? En de volgende:
3. Wordt gewerkt met universele software? En wordt daar op universele wijze mee gewerkt? Voorbeeld: als je voor een open source Content Management Systeem zoals WordPress of Drupal werkt, is het gemakkelijker om een nieuw bureau te vinden dan wanneer met een exotischere oplossing gewerkt wordt. Werkt een bureau met een eigen CMS? Ben dan zéér waakzaam: je kan in 99% van de gevallen niet weg bij een bureau zonder volledig opnieuw te beginnen. Dit is dan zeer kostbaar. Voor platforms waar content en eenvoudige formulieren centraal staan is het niet nodig om met een eigen systeem van een bureau te werken. Het maakt je volledig afhankelijk van het bureau. Kies voor universele software als je je investering wilt beschermen.
   Eén kanttekening: in de praktijk zal je bij een wissel vaak sowieso opnieuw beginnen, omdat veel bureau’s liever niet verder gaan op het werk van een ander tenzij dat netjes is opgezet.
4. Hoe zorgt het bureau dat de eigen kennis up-to-date is? “Iemand hoeft maar 10% meer van een onderwerp te weten om specialist te lijken.” – wil je stappen maken met jouw bureau, verzeker je er dan van dat je met écht kundige mensen werkt. De vraag is eenvoudig: hoe houdt het bureau eigen kennis up-to-date?
5. Hoeveel mensen werken er? En ben jij een grote klant voor het bureau? Of juist heel klein? De kleinste klant bij een bureau zijn is niet fijn. Resultaat kan zijn dat je niet de volle aandacht hebt. Eén van de grootste klanten zijn van jouw bureau is prima, maar je wilt niet veel groter zijn dan de nummer-twee-grootste klant. Het bureau wordt te afhankelijk van jou en verliest daarmee mogelijk kritisch denken.
6. Welk bewijs voert het bureau op als reden om voor hen te kiezen? Welke cases laten zien die mij ervan overtuigen dat zij geschikt zijn voor mijn uitdagingen? Vertrouw je op basis van aangevoerd bewijs dat dit bureau jou duurzaam verder kan helpen?
7. Werken er leuke mensen? Is er een klik? Belangrijk gezien je waarschijnlijk jaren en sowieso maanden met elkaar gaat samenwerken! Is dit een bureau waarmee je jouw bedrijf langdurig samen ziet werken?
8. Hoe waarborgt het bureau pro-activiteit? Een veel voorkomende klacht aan het adres van bureaus is dat ze niet pro-actief zijn. “Aan het begin kwam het bureau met leuke en gave ideeën. Nu we een tijd samenwerken is dat niet meer het geval.”. Vraag het bureau naar hoe pro-activiteit gewaarborgd wordt. Bij Van Ons doen we dit als volgt: we zorgen ervoor dat er bij aanvang van het project al een intentie uitgesproken is voor eerste verbeteringen. De klant maakt periodiek budget vrij voor doorontwikkeling en wij hebben als bureau de verantwoordelijkheid om jou te inspireren hoe dit budget slim in te zetten. Zo wordt pro-activiteit beloond met doorontwikkeling.
9. Wat is de tijdsbesteding aan mijn eigen kant? Hoeveel FTe moet ik als opdrachtgever gedurende het project en ná het project beschikbaar stellen om er een succes van te maken?
10. Waar is het bureau in gespecialiseerd en waarin niet? Hoe gaat het bureau om met zaken waarin ze niet gespecialiseerd is? Werkt het bureau vaak en graag samen met andere specialisten? Vraag gerust naar het netwerk en de partnerships van een bureau. Het werk in jouw voordeel als het bureau kan samenwerken met specialisten waarmee ze goed samenwerken.

Stel op basis van bovenstaande criteria en richtlijnen een lijstje met vragen op. Zo kom je beslagen ten ijs bij de kennismaking met jouw potentiële nieuwe bureau.

Bureau kiezen: de Absolute Don’ts

• Als je op een zelfde briefing zowel offertes van 5.000 als 25.000 krijgt – ofwel met een grote spanbreedte – dan is waarschijnlijk jouw briefing multi-interpretabel. Speel open kaart en vraag aan beide partijen waar het verschil in zit. Ben transparant over je budget.
• Als je 5.000 euro budget hebt, waag dan niet om termen als ‘pitch uitzetten’ te gebruiken. Stel een goede briefing op en ga met verschillende bureaus praten.
• Zie het bureau als gelijkwaardige gesprekspartner, niet als iemand die jou moet verleiden. Voor een duurzame samenwerking is het belangrijk dat je open kaart met elkaar speelt en niet start met een strikte inkoper- verkoper-relatie. Dienstverlening inkopen is iets anders dan pennen of visitekaartjes inkopen. Goed teamwork leidt tot het beste resultaat!
• Elk jaar switchen van bureau is een crime. Een website is – anders dan een reclame-campagne – een continu traject. Inlezen in een bestaande oplossing ontwikkeld door een ander bureau is voor een nieuw bureau best een werkje. Elk bureau zal hiervoor wat kosten in rekening brengen (óf zich niet voldoende inlezen, wat later in jouw nadeel werkt). Switch van bureau als je ontevreden bent en met het bureau geprobeerd hebt een oplossing te vinden.

Zie ook: Wat kost een site? € 2.500 of € 25.000?

Keep in mind:

• Een goede offerte schrijven kost tijd! Overweeg om het bureau tijd te vergoeden als je van verschillende bureaus een goed doordacht verhaal wilt ontvangen en daarmee dus veel voorwerk van ze vraagt.
• Start zo klein mogelijk! Geef het bureau aan dat je eerst wilt proeven aan de mensen. Is er een eerste deliverable te bedenken waarmee je aan de betrokkenen in het project kan snuffelen? Bijvoorbeeld het formuleren van een strategie plus het uitwerken van een functioneel ontwerp (dus: de inspiratie-fase)?

Lees ook: de perfecte briefing schrijven doe je zó!
—
Tot slot: Was dit waardevol voor jou?
Dit artikel is onderdeel van het binnenkort te verschijnen MKB Handboek voor Digitale Slagkracht.

Het Handboek wordt geschreven door Bas van der Lans en Robert van Eekhout. Samen richtten zij in 2006 succesvol digitaal productiehuis Van Ons op. Ruim 10 jaar bureau-ervaring is vertaald naar 100 pagina’s met praktische handvatten. Doelgroep is de MKB’er met één miljoen tot 25 miljoen omzet. Expert-bijdragen maken het boek compleet.
Resultaat? Een praktische totaalaanpak voor slimme doorvertaling van jouw succesvolle offline business naar digitaal.
Schrijf je HIER in als je ‘m als eerste wilt ontvangen! Like Van Ons op Facebook en ontvang een aanzienlijke korting op de hard-copy versie.